REGULAMIN WOLONTARIATU 

„MALTA FESTIVAL”

§ 1 [Postanowienia ogólne]

1. Niniejszy regulamin wolontariatu (dalej jako: „Regulamin”) określa zasady wykonywania wolontariatu podczas 35. edycji wydarzenia kulturalnego pod nazwą „Malta Festival” odbywającego się w Poznaniu w dniach 20-28 czerwca 2025 roku (dalej jako: „Malta Festival” lub „Festiwal”). 
2. Współorganizatorem Festiwalu jest KULCZYK FOUNDATION, fundacja założona i działającą pod prawem polskim z siedzibą w Warszawie (00-526), ul. Krucza 24/26, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0000471002, której akta rejestrowe przechowywane są przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS, NIP: 7010414847, REGON: 147124722 (dalej jako: „Korzystający”).
3. Wolontariat świadczony na podstawie niniejszego Regulaminu odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 23 kwietnia 2003 roku – o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tj. z dn. 26.09.2024 r., Dz. U. z 2024 r. poz. 1491 ze zm.) (dalej jako: „Ustawa”).
4. Celem realizacji wolontariatu w ramach Festiwalu, przyjęta może zostać – zgodnie z zasadami określonymi w § 2 Regulaminu – osoba fizyczna, która ukończyła 18 rok życia lub (za pisemną zgodą przedstawiciela ustawowego) osoba, która ukończyła 16 lat (dalej jako: „Wolontariusz”).
5. Wolontariusz uprawniony jest do darmowego wstępu na wszystkie wydarzenia sceny muzycznej, mające miejsce w dniach 20-25 czerwca 2025 roku w hali nr 6 Międzynarodowych Targów Poznańskich w Poznaniu oraz na pozostałe wydarzenia w ramach Festiwalu w miarę dostępności miejsc.        
6. Wolontariusz, podczas trwania Festiwalu w ramach realizowanych dyżurów: 

1. ma zapewniony bezpłatny dostęp do posiłków (kanapki lub drożdżówki oraz słodkie przekąski) oraz napojów (woda butelkowana, kawa, herbata);
2. ma zapewnioną koszulkę Festiwalową;
3. ma do dyspozycji przestrzeń w centrum wolontariatu.

7. Z każdym Wolontariuszem biorącym udział w świadczeniu czynności wolontariackich w ramach Festiwalu podpisane zostaje porozumienie o wolontariacie (dalej jako: „Porozumienie”).

§ 2 [Rekrutacja]

1. Osoba zainteresowana udziałem w realizowanym przez Korzystającego w ramach Festiwalu wolontariatu zobowiązana jest do przesłania zgłoszenia zgodnie z zasadami dostępnymi pod adresem: https://malta-festival.pl (dalej jako: „Strona”) w zakładce „Wolontariat”.
2. Korzystający uprawniony jest do swobodnego wyboru i kwalifikacji Wolontariuszy. Decyzja Korzystającego dotycząca wyboru Wolontariusza jest ostateczna i nie wymaga uzasadnienia.
3. Termin przyjmowania zgłoszeń przez Korzystającego upływa 09 czerwca 2025 roku, godz. 23:59.
4. Kwalifikacja kandydatów odbywa się na podstawie przesłanych zgłoszeń i przeprowadzonej telefonicznie rozmowy rekrutacyjnej.
5. Kandydaci wybrani w toku rekrutacji zostaną poinformowani przez Korzystającego o podjętej przez niego decyzji drogą mailową, z adresu wolontariat@malta-festival.pl bądź telefonicznie.  
6. Korzystający zastrzega sobie prawo do kontaktu tylko z wybranymi kandydatami.

§ 3 [Harmonogram współpracy wolontariackiej]

1. Wolontariat odbywać się będzie w Poznaniu, w miejscu realizacji poszczególnych wydarzeń przez Korzystającego, wchodzących w skład Festiwalu w dniach 20-28 czerwca 2025 roku.
2. Każdy Wolontariusz realizować będzie przydzielone mu zadania w toku Festiwalu, w ramach określonych dyżurów, nieprzekraczających 6 (sześciu) godzin dziennie.
3. Wolontariusz zobowiązuje się do punktualnego rozpoczęcia dyżuru, zgodnie z ustalonym z Koordynatorem (o którym mowa w § 5 ust. 1 Regulaminu) harmonogramem.

§ 4 [Obowiązki]

1. Wolontariusz zobowiązany jest do zapoznania się z dostarczonymi przez Korzystającego informacjami w zakresie praw i obowiązków Wolontariusza, treścią programu Festiwalowego oraz informacjami na temat lokalizacji w których realizowane będą poszczególne wydarzenia wchodzące w zakres Festiwalu.
2. Wolontariusz zobowiązany jest do udzielania wyczerpujących, podstawowych informacji osobom zainteresowanym, widzom (słuchaczom) na temat Festiwalu i organizowanych w jego toku wydarzeń.
3. Wolontariusze zobowiązani są do dbania o porządek w miejscu realizowanych czynności wolontariackich.
4. Wolontariuszy obowiązuje bezwzględny zakaz spożywania alkoholu oraz środków odurzających w toku realizacji czynności wolontariackich, a także stawiania się pod wpływem alkoholu bądź środków odurzających celem ich realizacji.
5. Korzystający zapewnia Wolontariuszowi imienny identyfikator, który upoważnia Wolontariusza do poruszania się w ramach organizowanych w toku Festiwalu wydarzeń oraz stanowi sposób identyfikacji Wolontariuszy. Wolontariusz nie może odstąpić identyfikatora osobie trzeciej.
6. Oprócz identyfikatora, o którym mowa w ustępie poprzedzającym Korzystający przekaże Wolontariuszowi także koszulkę Festiwalową umożliwiającą jego rozpoznanie i wyróżnienie w toku realizacji wolontariatu.
7. Wolontariusz zobowiązuje się do noszenia w toku realizacji czynności wolontariackich, na terenie Festiwalu identyfikatora oraz koszulki Festiwalowej pomagającej w jego identyfikacji.
8. Korzystający zobowiązuje się do zapewnienia równego traktowania, szacunku oraz bezpiecznych warunków współpracy w ramach realizowanego przez Wolontariusza wolontariatu w ramach Festiwalu.
9. Szczegółowe prawa i obowiązki Wolontariuszy w tym zakres realizowanych przez nich świadczeń w ramach wolontariatu określa indywidualne Porozumienie.

§ 5 [Koordynacja]

1. Koordynatorem wolontariatu w ramach Festiwalu jest pani Gabriela Motyl (dalej jako: „Koordynator”).
2. Kontakt z Koordynatorem możliwy jest pod adresem e-mail oraz numerem telefonu, które to dane kontaktowe przekazane zostaną kandydatom przyjętym do realizacji wolontariatu w ramach Festiwalu (Wolontariuszom).
3. Wszelkie pytania, problemy, a także informacje na temat nieobecności lub spóźnienia Wolontariusz zobowiązuje się niezwłocznie składać bezpośrednio Koordynatorowi.
4. Koordynator będzie czuwać nad prawidłowym przebiegiem wolontariatu oraz pomagać Wolontariuszom w realizacji przez nich czynności wolontariackich w ramach Festiwalu 
5. Wolontariusz zobowiązuje się do udziału w spotkaniach organizacyjnych przed rozpoczęciem Festiwalu i/lub poszczególnych wydarzeń, w których to spotkaniach uczestniczyć będzie Koordynator bądź osoba przez niego wyznaczona.

§ 6 [Przetwarzanie danych osobowych]

1. Administratorami danych osobowych są Korzystający i DFLIGHTS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (00-526), ul. Krucza 24/26, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0000721652, której akta rejestrowe przechowywane są przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Wydział XII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP: 6772432524, REGON: 369620432, kapitał zakładowy w wysokości: 204.150,00 zł (dalej jako: „DFLIGHTS”) (dalej każdy z nich osobno zwany jako: „Administrator”, łącznie zaś jako „Współadministratorzy”).
2. Współadministratorzy przetwarzają dane osobowe kandydatów zgłaszających swój udział w charterze wolontariusza na Festiwalu za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego, dostępnego na Stronie. Dane osobowe są pozyskiwane bezpośrednio od kandydata w momencie przesłania do DFLIGHTS formularza zgłoszeniowego.
3. W celu skorzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych, należy wystosować żądanie za pośrednictwem poczty elektronicznej: rodo@malta-festival.pl lub w formie pisemnej przesyłką poleconą z dopiskiem „RODO” na adres któregokolwiek ze Współadministratorów, tj.: Kulczyk Foundation: ul. Krucza 24/26, 00-526 Warszawa lub dFlights sp. z o.o.: ul. Krucza 24/26, 00-526 Warszawa. Dodatkowo, Kulczyk Foundation powołała Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się mailowo za pośrednictwem adresu iod@kulczykfoundation.org.pl. 
4. Dane osobowe kandydata są przetwarzane w celu: 

1. przeprowadzenia procesu rekrutacji na wolontariat, na podstawie zgody kandydata na przetwarzanie danych osobowych; podstawą przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
2. w celu przeprowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych na wolontariat, na podstawie zgody kandydata na przetwarzanie danych osobowych; podstawą przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), 
3. realizacji uzasadnionego interesu Współadministratorów w zakresie danych pozyskanych od kandydata w trakcie procesu rekrutacji w związku ze sprawdzeniem umiejętności i zdolności potrzebnych do rodzaju i zakresu wykonywanych świadczeń w ramach wolontariatu, a także na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, wykonania obowiązków, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, jeżeli roszczenia dotyczą prowadzonej przez nas rekrutacji lub zawartego porozumienia o wolontariacie, w postępowaniu przed sądami lub organami państwowymi oraz w celu możliwości udzielania odpowiedzi na pisma, wnioski i żądania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

5. Podanie danych jest konieczne do wzięcia udziału w rekrutacji. Odmowa podania danych uniemożliwi udział w procesie rekrutacyjnym. Kandydat ma prawo do cofnięcia wyrażonej zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych kandydata, którego dokonano na podstawie udzielonej zgody przed jej wycofaniem.
6. Dane osobowe mogą być przekazywane:

1. w przypadku osób zgłaszających swój udział w wolontariacie przez formularz zgłoszeniowy na Stronie, dane osobowe udostępniamy osobom zaangażowanym w organizację Festiwalu (w szczególności upoważnionym pracownikom lub współpracownikom Współadministratorów, dostawcom usług i systemów IT, prawnikom i konsultantom obsługującym Współadministratorów) w stopniu, w jakim ujawnienie danych jest niezbędne do korzystania z ich usług,
2. w nadzwyczajnych sytuacjach, podmiotom wyraźnie upoważnionym do tego na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa – wówczas Współadministratorzy zastrzegają sobie prawo ujawnienia tym podmiotom wybranych danych osobowych, które dotyczą Wolontariusza. 

7. Dane będziemy przetwarzać przez okres trwania procesu rekrutacyjnego, a w przypadku osób, które wyraziły zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych przez okres 2 lat od daty wyrażenia zgody.
8. W związku z przetwarzaniem przez nas danych osobowych, kandydatowi przysługują następujące prawa:

1. dostęp do danych osobowych kandydata oraz otrzymania ich kopii, 
2. żądania sprostowania danych osobowych kandydata,
3. usunięcie danych osobowych, które posiadamy na temat kandydata, oraz prawo do ograniczenia ich przetwarzania, w przypadkach przewidzianych prawem,
4. przenoszenia danych,
5. sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
6. wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa),
7. wycofania w każdym czasie zgody na przetwarzanie danych osobowych.

 

§ 7 [Postanowienia końcowe]

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem 28 kwietnia 2025 roku.
2. Przesyłając zgłoszenie kandydat oświadcza, iż zapoznał się z treścią niniejszego Regulaminu oraz akceptuje jego treść.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego, w tym w szczególności Ustawy. Korzystający uprawniony jest do zmiany treści niniejszego Regulaminu. O wszelkich zmianach Regulaminu Wolontariusze zostaną poinformowani niezwłocznie za pośrednictwem oficjalnych kanałów komunikacji. Zmiany Regulaminu nie będą naruszać praw nabytych Wolontariuszy wynikających z zawartego Porozumienia.